Договор дороже денег? Безопасность хозяйственно-договорной деятельности
22.05.2009
Агентство безопасности бизнеса «Пересвет»
Сайт: peresvet.od.ua
Для обеспечения жизнедеятельности и реализации основных уставных целей и задач любому предприятию, с момента его регистрации и на протяжении всего периода существования, приходится вступать в правовые отношения с различными юридическими и физическими лицами, оформляемые в форме договоров.
Определение «ДОГОВОРА» даётся в ст. 626 Гражданского Кодекса Украины:
«Договором является договорённость двух или более сторон, направленная на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей».
Как правило, первые договорные отношения возникают, когда несколько будущих учредителей компании принимают решение о её создании. В последующем, оно оформляется в форме учредительного договора. В отдельных разделах устава предприятия также регламентируются договорные отношения с будущим директором, членами трудового коллектива и основная форма документального закрепления правоотношений при осуществлении производственно-хозяйственной деятельности – договор с гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями. После чего, термин «договор» становится неотъемлемой частью лексикона бизнесмена: «договор аренды офиса», «договор банковского счёта», «договор о предоставлении телекоммуникационных услуг», «трудовой договор», «договор купли-продажи», «кредитный договор» и т.п.
Согласитесь, что все договоры Вы заключали, руководствуясь определёнными критериями. Практика показывает, что основными из них являются целесообразность, экономическая выгодность, качество приобретаемых товаров и предоставляемых услуг, безопасность. Последний же из перечисленных критериев, как правило, реализуется введением одного из элементов системы экономической безопасности (СЭБ) предприятия - «БЕЗОПАСНОСТИ ХОЗЯЙСТВЕННО-ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ».
Основным принципом организации безопасности хозяйственно-договорной деятельности, как и всей СЭБ, является «ПРИНЦИП ЗАКОННОСТИ». Он подразумевает соблюдение норм действующего законодательства на этапах подготовки, непосредственного заключения и сопровождения договора, реализации договорных обязательств, а также при разрешении возникающих споров, вплоть до расторжения договора. При этом предприниматель руководствуется требованиями Гражданского, Хозяйственного, Уголовного Кодексов Украины и иными нормативными актами.
Обеспечение безопасности хозяйственно-договорной деятельности требует привлечения интеллектуальных, финансовых, технических, информационных и иных ресурсов компании, проведения комплекса организационных, административных, проверочных и иных мероприятий (иногда, с привлечением специализированных компаний), основной целью которых является упреждение, ликвидация, минимизация коммерческих рисков и негативного влияния внешних и внутренних угроз предпринимательской деятельности. Кроме того, безопасность хозяйственно-договорной деятельности во многом зависит от действенности других элементов СЭБ: защиты коммерческой тайны и конфиденциальной информации, компьютерной, технической и внутренней безопасности; безопасности грузоперевозок; безопасности рекламных, культурных, массовых мероприятий, деловых встреч и переговоров; организации специалистами Вашего предприятия конкурентной разведки и информационно-аналитической работы.
Внешние угрозы хозяйственно-договорной деятельности можно разделить на две категории: объективные и субъективные.
К объективным внешним угрозам относятся изменения в политике, законодательствах государств, возникновение внутригосударственных и международных конфликтов, экологических и техногенных катастроф, природных катаклизмов, введение различных санкций/эмбарго и т.п. Их целесообразно прогнозировать и учитывать при заключении договора. В подавляющем большинстве перечисленные угрозы относятся к категории форс-мажорных обстоятельств, на которые повлиять крайне сложно, а на некоторые из них – вовсе невозможно.
Среди наиболее часто встречающихся субъективных внешних угроз можно назвать несостоятельность, неплатежеспособность, непрофессионализм и противоправную деятельность деловых партнёров, нарушение ими норм деловой этики, незаконные акции профессиональных мошенников, конкурентов и организованной преступности.
Внутренние угрозы хозяйственно-договорной деятельности возникают в связи с умышленной либо неумышленной деятельностью своих же сотрудников, нарушающих нормы действующего законодательства, приказы директора предприятия, нормы корпоративной и деловой этики, халатно либо непрофессионально выполняющих свои должностные обязанности.
С учётом практического опыта, для обеспечения безопасности хозяйственно-договорной деятельности рекомендуем ввести на Вашем предприятии соответствующий приказ, которым определяются следующие алгоритм и правила её осуществления:
1) предоставление руководителем заинтересованного отдела мотивированного обоснования потребности в приобретении/использовании/реализации товаров (услуг);
2) маркетинговое исследование рынка поставщиков/потребителей указанных товаров и услуг под руководством руководителя маркетингового отдела с предоставлением директору перечня наиболее перспективных потенциальных деловых партнёров, информации об их ценовой политике и системе скидок, условиях взаиморасчётов, сроках и условиях изготовления/поставки товаров и предоставления услуг, с указанием полного наименования компаний, их фактических адресов, служебных телефонов и Ф.И.О. контактных лиц, с которыми обсуждался вопрос о возможном сотрудничестве. В процессе данной работы выясняются полное наименование и местонахождение компании, перечень её деловых партнёров, в том числе, объектов, на которых имеется возможность ознакомиться с качеством продукции/выполненных работ/предоставленных услуг;
3) принятие решения директором предприятия в отношении компаний - потенциальных деловых партнёров, с которыми возможно и целесообразно заключение договора. Постановка задач начальнику маркетингового отдела и начальнику службы безопасности в отношении предварительного изучения отобранных фирм;
4) знакомство начальника маркетингового отдела с потенциальными деловыми партнёрами, обсуждение возможности последующего сотрудничества, получение от них устной информации и документальных материалов, позволяющих оценить целесообразность и безопасность договорных отношений (ксерокопий отдельных страниц устава предприятия, содержащих информацию о видах его деятельности и полномочиях директора; копию приказа о назначении директора предприятия; лицензии на выполнение работ/оказание услуг, подпадающих под категорию лицензируемых; сертификаты на выпускаемую продукцию; правоустанавливающие документы на право собственности на земельные участки, недвижимость и иное имущество, а также соответствующие справки о том, что они не находятся под залогом или арестом; банковскую выписку о движении по счёту; баланс предприятия и т.п.);
5) проверка начальником службы безопасности потенциальных деловых партнёров на предмет выяснения их надёжности, добропорядочности, делового имиджа, финансовых и производственных возможностей, выявления связей с теневой экономикой, криминальной средой иных компрометирующих материалов (осуществляется, в том числе, с использованием сведений и документов, ранее полученных маркетинговым отделом). Доклад директору предприятия о результатах работы;
6) принятие директором предприятия окончательного решения в отношении конкретной компании для последующего заключения с ней договора. Постановка задач начальнику юридического отдела/юрисконсульту и начальнику службы безопасности в отношении составления договора либо анализа проекта договора, представленного потенциальным партнёром;
7) составление начальником юридического отдела/юрисконсультом договора либо анализ проекта договора, представленного потенциальным партнёром, на предмет соответствия требованиям действующего законодательства, экономической выгодности, минимизации коммерческих рисков, обеспечения сохранности коммерческой тайны. Данная работа, как правило, осуществляется во взаимодействии с руководителями заинтересованных отделов и начальником службы безопасности;
8) подписание договора сторонами;
9) сопровождение договора начальником службы безопасности, контроль за выполнением деловым партнёром его обязательств, вплоть до окончательного выполнения сторонами условий договора. Основной целью данного мероприятия является выявление упреждающей информации о возникновении угроз договорной деятельности;
10) в случае невыполнения деловым партнёром своих договорных обязательств, по указанию директора предприятия, начальник юридического отдела/юрисконсульт во взаимодействии с начальником службы безопасности осуществляют комплекс мероприятий по разрешению споров, возврату долга, возмещению материального/морального вреда (в том числе, в рамках судебного разбирательства).
О результатах выполненных мероприятий каждое из перечисленных должностных лиц докладывает директору предприятия служебной запиской.
Целесообразность введения на предприятии подобного приказа и алгоритма хозяйственно-договорной деятельности позволяет:
а) избежать заключения договоров с компаниями, принадлежащими к категории внешних угроз, и утраты своих ресурсов;
б) минимизировать внутренние угрозы, связанные с лоббированием Вашими сотрудниками интересов третьих лиц, исключить/затруднить существование системы т.н. «откатов»;
в) исключить либо минимизировать возможность заключения экономически невыгодных для предприятия договоров и его попадание в зависимость от второй стороны;
г) создать свои информационные базы данных об основных компаниях на интересующем сегменте рынка (в том числе, о представителях конкурентной среды);
д) иметь полную информацию в отношении предприятий, имеющих договорные отношения с Вашей компанией, и их представителей, непосредственно контактирующих с Вашим менеджментом. Это позволяет исключить утрату информационных ресурсов о клиентах и иных деловых партнёрах, в случае увольнения Ваших менеджеров, отвечавших за данный участок работы, а также окажет неоценимую услугу при разрешении хозяйственных споров со стороной, нарушающей условия договора;
е) привлечь к ответственности нерадивого сотрудника, не выполняющего/халатно относящегося к выполнению приказа об обеспечении безопасности хозяйственно-договорной деятельности (вплоть до увольнения).
Анализ хозяйственно-договорных отношений свидетельствует о том, что наиболее часто при заключении договоров предпринимателями допускаются следующие ошибки:
1. Заключение договоров без предварительной проверки потенциального делового партнёра. Указанная ошибка, как минимум, может привести к нанесению предприятию материального ущерба и подрыву делового имиджа, а максимум – к потере компании, особенно, если её бизнес стал «привлекательным».
В частности, возникает опасность заключения договоров:
- с профессиональными преступниками, которые и не собирались выполнять своих обязательств. Для своей противоправной деятельности мошенниками разрабатываются и используются различные ухищрения, схемы, новые технологии, включая подделку истребованных Вами документов. Если же «партнёром» компании оказался криминалитет, не ждите дипломатии при решении с ним спорных вопросов;
- с неплатежеспособными, несостоятельными предприятиями, которыми при заключении договора преследуется лишь одна цель – погашение своих предыдущих обязательств за счёт ресурсов, полученных от договорных отношений с Вашей компанией;
- с фирмами, нарушающими действующее законодательство, и являющимися объектом заинтересованности спецслужб. При заключении договоров с подобными субъектами хозяйствования предприятие может потерять свои ресурсы, в случае вполне законных действий правоохранительных органов по отношению к деловому партнёру. Есть и другая «неприятная перспектива»: разделить проблемы партнёра, войти в круг его связей, изучаемых силовиками по оперативно-розыскному делу;
- с кредиторами, которые «славятся акциями недружественных поглощений». В последний момент, якобы «случайно», возникнет ситуация (а фактически, она создаётся кредитором умышленно, с использованием своих связей, в том числе, в контролирующих и правоохранительных органах), при которой, предприятие-должник оказывается не в состоянии вовремя возвратить полученный кредит, в результате, чего за долги его бизнес полностью либо частично переходит в собственность подобного «партнёра».
2. Заключение договоров без предварительного анализа уставных документов потенциального делового партнёра.
В данном случае создаются предпосылки:
- превышения директором фирмы - делового партнёра своих полномочий, заключающегося в подписании договоров на сумму, которая превышает размеры, разрешённые уставом предприятия;
- подписания договоров представителем второй стороны, не имеющим соответствующих полномочий. Как правило, это мотивируется, отъездом либо болезнью директора или полным его доверием к лицу, ставящему «свой автограф» в договоре. С учётом изложенного рекомендуется не практиковать «заочное» подписание договоров, а делать это в Вашем присутствии;
- заключения договоров с компаниями, не имеющими соответствующих лицензий на выполнение/предоставление необходимых работ и услуг. В данном случае заказчик подвергается сразу двум угрозам: работы/услуги могут быть выполнены/оказаны с низким качеством, с нарушением ранее оговоренных сроков либо не выполнены вообще.
3. Подписание договоров без юридической оценки. Поверхностное изучение их содержания.
Если этому не уделять должного внимания, то в последующем, используя отдельные ухищрения в тексте договора, непорядочный деловой партнёр имеет возможность:
- создать ситуацию, когда Вы будете не в состоянии инициировать расторжение договора, даже при нарушении им своих обязательств, а сможете расторгнуть договор только при согласии второй стороны либо через суд;
- не возмещать причинённый Вашей компании материальный и моральный вред в связи с невыполнением/ненадлежащим выполнением своих обязательств;
- по собственному усмотрению «интерпретировать» изложенный в договоре порядок взаиморасчётов;
- создать одну из предпосылок к рейдерскому захвату предприятия, если в содержании договора не предусмотрено информирование об изменениях реквизитов, в том числе, адреса и банковских счетов второй стороны и т.п.
Рекомендуем не подаваться на уловки типа: «У нас формализованный бланк договора». В соответствии со ст.628 Гражданского Кодекса Украины «содержание договора составляют условия (пункты), определённые по усмотрению сторон и согласованные ими…». Можете настаивать на изменении отдельных позиций договора либо составить протокол разногласий к нему.
4. Заключение договоров о купле-продаже недвижимости, земельных участков, иного имущества без проверки правоустанавливающих документов на право собственности, а также – не находится ли оно под залогом или арестом.
5. Заключение договоров аренды офиса в здании, которое:
- не сдано арендодателем в эксплуатацию госкомиссии. В подобной ситуации деятельность Вашей компании может быть приостановлена различными контролирующими органами (санэпидемстанцией, пожарной охраной и т.п.);
- не обеспечено надлежащим образом охранной и пожарной сигнализациями, стационарными и переносными средствами пожаротушения, в котором не организованы режимно-пропускные меры.
Может быть это звучит «высокопарно», но, арендуя офис, к примеру, в бизнес-центре, Вы доверяете своё благополучие, а порой, и жизнь арендодателю.
6. Заключение договоров субаренды с фирмой, которая, согласно своего договора с арендодателем, не имеет право на передачу в субаренду арендованного ею имущества.
7. Поверхностное отношение к контролю за имуществом, выступающим в качестве залога по договору может стать причиной:
- его хищения, утраты, порчи и обесценивания, незаконного использования (в том числе, Вашим «партнёром»);
- фальсификации первоначальной оценочной стоимости залогового имущества;
- нахождения залогового имущества под залогом у третьих лиц либо под арестом.
Рекомендуем не подаваться на уловки второй стороны, выражающиеся в просьбах «разрешить на время попользоваться», имуществом, переданным в залог. Как минимум, Вы рискуете тем, что его вернут в ненадлежащем состоянии, а максимум – оно может исчезнуть (иногда, вместе с «партнёром»).
8. Не сопровождение договоров.
Особенно актуален данный вопрос при реализации договоров с отсрочкой платежа и инвестиционных проектов. Целесообразно знать, правильно ли используются/расходуются средства, вложенные Вашим предприятием.
Немаловажной для инвестора является осведомлённость о том, что деловой партнёр погряз в долгах и судебных тяжбах, попал в поле зрения правоохранительных органов или готовит процедуру банкротства.
9. Заключение договоров страхования без глубокого анализа условий наступления страхового случая и без надлежащей проверки страховых компаний и их перестраховщиков может стать причиной не возмещения Вам убытков.
Кроме того, для обеспечения безопасности хозяйственно-договорной деятельности рекомендуем дополнительно выполнять следующие меры предосторожности и превентивные мероприятия:
1. В полномочиях директора, сформулированных в уставе Вашего предприятия, ограничить сумму договоров, разрешённых к самостоятельному его подписанию.
2. Не делегировать все функции по осуществлению хозяйственно-договорной деятельности только одному сотруднику Вашего предприятия.
3. Заверять каждую из страниц всех экземпляров договоров своей подписью или печатью предприятия.
4. Сверять предоставленные деловым партнёром копии документов с их оригиналами либо требовать предоставление нотариально заверенных копий документов.
5. Проверять подлинность гарантийных/рекомендательных писем и благонадёжность лиц/компаний, их выдавших. Не доверять слепо рекомендациям и характеристикам, даваемым потенциальному деловому партнёру, Вашими друзьями. Вы не можете быть в полном объёме осведомлены о характере их взаимоотношений.
6. В содержании договора предусмотреть ответственность и обязанность сторон обеспечивать сохранность коммерческой тайны и конфиденциальной информации друг-друга, ставших известными в процессе сотрудничества. Осуществлять информирование о фактах проявлений необоснованного интереса к деловому партнёру со стороны третьих лиц, в том числе – контролирующих и правоохранительных органов (они могут действовать по заказу конкурентов, рейдеров и т.п.).
7. Проводить более тщательно проверочные мероприятия в случаях, когда потенциальный деловой партнёр предпринимает попытки скрыть ту или иную информацию, заявляя, что она является его коммерческой тайной.
8. Не подаваться на такие уловки мошенников, как:
- бравирование наличием близких связей среди известных представителей органов власти и управления, контролирующих и правоохранительных органов;
- предложение «поучаствовать в сомнительных операциях и схемах». Заключив подобный договор, Вы автоматически попадаете в зависимость к такому «партнёру» и не имеете возможности законно отстаивать свои права в суде;
- организация пышных фуршетов и иных встреч, где Вам выделена роль важного и почётного гостя. Помните, что мошенники – не плохие психологи.
9. Договоры о выполнении/предоставлении специализированных работ/услуг (об информационном обеспечении, о юридической защите и представлении Ваших интересов, на техобслуживание и ремонт оргтехники, монтаж и техобслуживание систем охранной и пожарной сигнализаций, видеонаблюдения, на проведение бухгалтерских аудитов и аудитов в сфере безопасности, построение системы безопасности предприятия, об оказании охранных услуг и т.п.) заключать с компаниями, имеющими положительный имидж в бизнес-кругах, а для некоторых работ и услуг – соответствующие лицензии.
10. Заключая договор с иностранной компанией, Вы должны быть готовы отстаивать свои права за рубежом, а это удовольствие - не из дешёвых. Если же Вашим деловым партнёром окажется непроверенная фирма, зарегистрированная в оффшоре, вы рискуете впоследствии «искать ветра в поле».
11. Передачу любого имущества представителю делового партнёра осуществляйте только по именной доверенности, являющейся документом строгой отчётности, предварительно потребовав от получателя его паспорт, идентифицировав его личность и фамилию в паспорте и доверенности, а также проверив подлинность оттиска печати фирмы-получателя. Согласитесь, доверенность можно найти, украсть, подделать. Будет не лишним сделать для себя копию паспорта, водительских прав либо иных документов, удостоверяющих личность лица, получающего имущество (может в последующем пригодиться).
Помните, что грамотно подготовленный договор – это документ, с помощью которого Вы сможете защитить свои права и интересы во взаимоотношениях с деловым партнёром, в том числе, в рамках судебного разбирательства.
В данной статье автором изложена субъективная точка зрения, которая не претендует на совершенство. Она основана на его практическом опыте и передовых технологиях, используемых в сфере оказания услуг по обеспечению безопасности предпринимательства.
Автор: Лянной Геннадий Леонидович
Директор Агентства безопасности бизнеса "Пересвет"
тел.: 8(0482) 37-55-18